Hoe Swapfiets haar cultuur vastlegde en terwijl ze razendsnel groeide

Swapfiets is een van die zakelijke succesverhalen die velen inspireert. Swapfiets werd slechts 7 (!) jaar geleden opgericht en groeide uit tot een ledenbestand van meer dan 250.000 fietsers verspreid over 9 Europese markten. Swapfiets heeft in totaal ruim 1500 medewerkers in dienst, verspreid over locaties door heel Europa. En op de een of andere manier slaagt Swapfiets er tijdens deze waanzinnige expansie in om haar gedeelde cultuur van ondersteuning, persoonlijke ontwikkeling en missiegedreven innovatie te behouden. Hoe doen ze dat? Daniëlle van Alewijn, People & Culture Director bij Swapfiets deelt enkele van haar belangrijkste lessen.

SUMM: Wat betekent Cultuur voor Swapfiets?

Voor ons is cultuur veel meer dan alleen het creëren van een fijne omgeving om in te werken. Het gaat allemaal om het delen van de juiste principes van hoe we werken en hoe we dagelijkse beslissingen nemen. Toen Swapfiets in 2014 werd opgericht door drie technische studenten in Delft, was het uitgangspunt om echt te focussen op één duidelijke klantbehoefte: probleemloze toegang tot fietsen. En om een concept te creëren dat in het teken stond van service en eenvoud. Vanaf het begin hebben onze oprichters deze waarden altijd gecultiveerd en tot de kern gemaakt van het culturele DNA van Swapfiets en van waar het bij Swapfiets om draait. Ik ben er zeker van dat we ons bedrijf nooit zo snel hadden kunnen opschalen als we deze gedeelde principes niet als leidraad hadden gehad.

Naarmate we internationaal groeiden, merkten we dat sommige waarden voor verschillende mensen verschillende dingen begonnen te betekenen. En dus wisten we dat we onze culturele waarden moesten aanscherpen en actualiseren. Dit was vooral bedoeld om het internationaal vaardiger te maken: sommige woorden betekenen gewoon andere dingen in verschillende culturen. We hebben ons best gedaan om onze Culturele Waarden beter toepasbaar te maken op alle expertisegebieden binnen Swapfiets. Iedereen deelt dezelfde vier waarden binnen Swapfiets. Het ondersteunende voorbeeldgedrag wordt relevant gemaakt voor verschillende experts in onze magazijnen, onze winkels, onze klantenservice en ons hoofdkantoor.

SUMM: Je hebt onlangs de culturele waarden van Swapfiets geformuleerd en aangescherpt. Hoe heb je dat aangepakt?

Ons doel was om de juiste balans te vinden tussen geloofwaardigheid en ambitie. Dus om culturele waarden te definiëren die beschrijven wat onze cultuur al is en waar we naar streefden. Deze balans was leidend in de manier waarop we het benaderden. Daarom zijn we bottom-up begonnen en hebben we workshops georganiseerd met de sleutelgroepen binnen onze organisatie die zich moesten herkennen in de vernieuwde waarden: magazijn- en logistieke medewerkers, klantenservice-experts, winkel- en buitendiensthelden en andere belangrijke ‘subgroepen’ uit de hele wereld. landen.

Deze input hebben we verwerkt met een klein ‘schrijfteam’ dat het heeft afgestemd op het doel van Swapfiets (‘wij leiden de beweging naar meer leefbare steden’) en ambitie. Hier hebben we het eigenlijke ‘wordsmithing’ gedaan, ondersteund door een externe deskundige. Het resultaat dat uit deze schrijfinspanning voortkwam, werd snel gedeeld met de oorspronkelijke deelnemers aan de workshop en verder aangescherpt op basis van hun feedback.

SUMM: Wat voor gebruiken en rituelen hebben jullie binnen Swapfiets om ervoor te zorgen dat de cultuur evolueert, schaalt en zijn kracht niet verliest?

We proberen echt om van onze waarden het middelpunt te maken van het ‘Swapfiets-universum’ en onze hele levenscyclus van onze medewerkers. Wij streven ernaar om onze waarden aan de wereld kenbaar te maken via onze werkgeversbranding. En we proberen wervingsteams en recruiters in staat te stellen ook wervingsbeslissingen te nemen op basis van onze waarden. Zodra er nieuw talent binnenkomt, vormen onze waarden de ruggengraat van onze onboardingprocedure. En natuurlijk zijn onze culturele waarden een belangrijk onderdeel van de manier waarop we onze evaluatiecycli uitvoeren en hoe we feedback van collega's verzamelen, zodat we ervoor zorgen dat we onze waarden daadwerkelijk naleven.

We hebben zelfs een virtuele escape room gebaseerd op onze waarden als onderdeel van het onboardingprogramma!

Naast deze sleutelrituelen in de levenscyclus van medewerkers doen we ons best om de waarden regelmatig te cultiveren. Ze maken deel uit van elke Monday Morning Global-start en we hebben zelfs prijsuitreikingen om hen heen. Ik weet het, het klinkt een beetje oubollig, toch? Maar onze mensen zijn er dol op. Het werkt gewoon voor ons.

SUMM: Welke drie lessen kun je delen met andere oprichters/COO’s/Heads of People?

Les 1: Niet wachten.

Hoe eerder u uw culturele waarden definieert, hoe beter. Hoewel het misschien een beetje veel voelt om je cultuur te definiëren terwijl je team nog klein is, zul je jezelf later dankbaar zijn. Sterker nog, je zult jezelf meteen bedanken omdat het je meteen helpt. En maak je ook geen zorgen over het feit dat je culturele waarden in een vroeg stadium nog moeten evolueren. Dat zullen ze doen, en je zult ze gaandeweg scherpen.

Les 2: Doe het goed.

Als u besluit uw culturele waarden vast te leggen, zorg er dan voor dat u dit goed doet. Wees ambitieus, betrek leiderschap, maar denk ook na over hoe u bottom-up input in uw proces kunt betrekken. Deel wat je hebt geschreven met degenen die die input hebben geleverd. Dit helpt echt bij de geloofwaardigheid en acceptatie.

En ook: geef het eigenlijke ‘wordsmithing’ de tijd en focus die het verdient: taal doet er echt toe. Het vinden van de juiste woorden helpt echt om jouw waarden toepasbaar te maken in de dagelijkse samenwerking.

Les 3: Herhaal, herhaal, herhaal.

Het vormgeven van uw cultuur is een voortdurend proces: het is nooit af. Zorg ervoor dat je jezelf herhaalt. Zorg ervoor dat anderen uw waarden kunnen herhalen en in praktijk kunnen brengen! Door uw waarden centraal te stellen in al uw culturele rituelen. Van aanwerving tot evaluatiecycli en medewerkersbetrokkenheid: zorg ervoor dat u echt uw boodschap waarmaakt. Door uw waarden tastbaar genoeg te maken om te gebruiken in peer-feedback en dergelijke, kunt u iedereen een actieve bijdrage leveren aan uw cultuur. Daarnaast: mis geen enkele kans om jouw waarden te herhalen. Gooi ze aan de muur, geef vorm aan uw leiderschapsrecept en programma eromheen en deel waardeprijzen uit om de juiste mentaliteit en het juiste gedrag te erkennen. En schuw ook een beetje cheesiness niet, als het hier en daar een beetje oubollig wordt, dan doe je het misschien wel goed.