De 4 dingen die elk high-performing team nodig heeft

Je wilt dat uw bedrijf een plek is waar teams floreren, talent zich optimaal kan ontwikkelen en alle teamleden voortdurend feedback uitwisselen die persoonlijke groei mogelijk maakt, toch? Bij het nastreven van dit doel zijn veel bedrijven gaan twijfelen aan de waarde van het traditionele jaarlijkse ‘evaluatiegesprek’, zijn ze bang voor het hiërarchische gevoel ervan en zijn ze overgestapt op een andere, modernere aanpak. De vraag is: werkt het loslaten van de traditionele prestatiecyclus eigenlijk? Wanneer is minder structuur te weinig structuur?

Omdat ik al ruim 10 jaar werkgever ben, kan ik met heel mijn hart zeggen: ik snap het.

Hoewel het ondersteunen van de groei van uw teamleden een nobel doel is, kan het in de praktijk vreselijk zijn. Het is niet alleen tijdrovend (en soms ronduit lastig), je besteedt je tijd liever aan de daadwerkelijke zaken, toch? En dus hoor ik ondernemers zeggen: ‘Kunnen we niet gewoon geweldige mensen aannemen en ze hun ding laten doen?’ Nou eerlijk: nee, dat kan niet.

Zeker, het inhuren van geweldige mensen is zeker een goed idee. Maar zelfs als je daarin slaagt, werken de dingen niet zomaar op magische wijze. Je moet nog steeds een aantal dingen en praktijken op orde hebben voordat een team zich rond één gedeelde missie kan scharen. Zodat elk teamlid zijn volledige potentieel kan ontsluiten.

De afgelopen 2 jaar heb ik verschillende (voornamelijk middelgrote: tussen de 20 en 80 werknemers) bedrijven ondersteund bij het opzetten van hun People and Culture-praktijken, zoals werving, onboarding en evaluatiecycli. En één terugkerend onderwerp valt op: bijna al deze bedrijven hebben een hekel aan de hele sfeer van de traditionele jaarlijkse prestatiebeoordelingscyclus. Verschillende bedrijven hebben de jaarlijkse prestatiebeoordeling zelfs helemaal achterwege gelaten.

Maar: geen van de bedrijven die er volledig van zijn afgestapt, heeft iets gevonden ter vervanging ervan dat daadwerkelijk beter werkt.

Deze bedrijven hebben de getimede cadans van formele momenten achter zich gelaten en zijn overgestapt op een aanpak die in essentie berust op het stellen van persoonlijke doelen en continue ‘on the job’-feedback. Klinkt goed, toch: je mensen vragen hun persoonlijke groeiambitie te bepalen is uiteraard een goed idee. En feedback ‘in het moment’ is veel waardevoller dan één slecht geïnformeerde jaarvergadering waarin iemand je vertelt wat je anders moet doen.

Waarom werkt het dan niet?

Omdat dingen gewoon niet op magische wijze gebeuren: als mensen doelen willen stellen en elkaar feedback willen geven, moeten bepaalde dingen geregeld zijn.

Zelfs de meest gemotiveerde en hechte teams ter wereld hebben duidelijkheid en ritme nodig om te functioneren en zich te ontwikkelen. In feite is het vrijwel zeker dat deze twee dingen ze in de eerste plaats zo effectief en gemotiveerd maakten.

Want: als mensen persoonlijke doelen willen stellen, moeten ze weten wat het algemene doel van het team als geheel is. Om mensen feedback op elkaar te laten geven, moet iedereen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten. En het is de taak van de werkgever/leider om deze duidelijkheid te verschaffen.

Denk maar aan elk succesvol team, of het nu in de sport of in het bedrijfsleven is: focus op duidelijkheid en ritme is wat ze doen. Ze zorgen ervoor dat iedereen weet wat het team wil en wie wat doet. En ze zijn waanzinnig gedisciplineerd in het herinneren van zichzelf en elkaar aan waar ze naar streven.

En dit is waar ik werkgevers mee zie worstelen: duidelijkheid bieden is makkelijker gezegd dan gedaan. Vaak spreek ik met oprichters/leiders die oprecht geloven dat zij hun mensen en teams voldoende duidelijkheid bieden om goed te kunnen presteren. Als je het gewoon aan enkele teamleden vraagt, blijkt duidelijk het tegenovergestelde. Dit is niet omdat deze leiders niet weten wat ze doen. Duidelijkheid bieden is een stuk lastiger dan het klinkt. Maar als er een gebrek is aan gedeeld begrip, zal geen enkele aanpak van talentontwikkeling – hoe traditioneel of modern ook – je probleem oplossen.

Dus als je bereid bent uw aanpak van talentontwikkeling te heroverwegen, wees er dan van bewust dat je het kind niet met het badwater weggooit. Welk probleem los je eigenlijk op: levert de traditionele aanpak met de geplande evaluatiegesprekken problemen op? Of komt het doordat teamleden en managers niet goed weten wat ze van elkaar kunnen verwachten?

De 4 dingen die alle goed presterende teams nodig hebben:

De echte vraag die gesteld moet worden is: hoe kan ik mijn teamleden de helderheid en het ritme bieden die ze nodig hebben om eigenaarschap te nemen over hun persoonlijke groei (en elkaars)? En om die vraag te beantwoorden: er zijn 4 dingen die elk team nodig heeft.

1. Gedeelde regels (oftewel: culturele waarden)

Het eerste en meest cruciale ding waar geen enkel goed presterend team zonder kan: weten wat we van elkaar kunnen verwachten. Hoe? Door een set regels te definiëren die voor het hele team gelden. Klinkt vrij eenvoudig toch? Nou, je zou verbaasd zijn hoe vaak deze basis ontbreekt.

Dus wat zorgt ervoor dat regels werken? Allereerst: ze moeten echt zijn, wat betekent dat ze echt op iedereen van toepassing zijn, en er zijn consequenties als iemand ze weggooit. Ten tweede moeten ze gekoppeld zijn aan uw bedrijfsdoel, zodat iedereen begrijpt waarom ze belangrijk zijn. En ten slotte moeten ze gemakkelijk te begrijpen zijn, zodat iedereen in het team ze kan toepassen.

2. Duidelijke rollen:

Om ervoor te zorgen dat mensen hun eigen doelen kunnen stellen en elkaar feedback kunnen geven, heeft iedereen een gedeeld begrip nodig van zowel zijn eigen rol als die van de mensen met wie hij werkt. Deze rollen moeten duidelijk gedefinieerd en gemakkelijk toegankelijk zijn voor iedereen. Een oude functiebeschrijving in een vergeten woordbestand ergens volstaat niet. Zorg ervoor dat iedereen de weg weet te vinden, behalve zijn eigen rol en verantwoordelijkheden en die van anderen.

3. Doelen om na te streven:

Het wordt niet voor niets ‘persoonlijke’ groei genoemd, dus je wilt inderdaad dat mensen eigenaarschap nemen en hun eigen ambities definiëren. Door uw gedeelde culturele waarden en roldefinitie als leidraad te gebruiken, kunt u uw mensen nu in staat stellen hun ontwikkelingsdoelen op te stellen. En zorg ervoor dat de som van al deze persoonlijke ambities daadwerkelijk aansluit bij uw algemene bedrijfsdoelstelling.

4. Momenten van reflectie:

Het is geweldig om op dit moment feedback te krijgen. Maar daarnaast hebben mensen behoefte aan momenten van reflectie. Idealiter met een andere, meer ervaren persoon die op de hoogte is van uw groeidoelstellingen, toegang heeft tot de voortdurende feedback die u heeft ontvangen, een up-to-date 360°-beeld heeft van hoe u zich ontwikkelt en die begrijpt wat zijn/haar rol is. Iemand die je kan helpen focussen, nadenken over wat je nodig hebt en je – wanneer nodig – de juiste duwtjes in de rug kan geven om te groeien. Deze momenten van reflectie kunnen het beste in een vooraf ingesteld ritme worden gedaan. Beleef deze momenten één keer per kwartaal, of minimaal twee keer per jaar. En ga daar gedisciplineerd mee om: stel data vast, bereid voor en documenteer wat er besproken is.

Hoe ziet de ideale aanpak eruit?

Hele bibliotheken zijn gevuld met ideeën en meningen over hoe u uw mensen en hun groei het beste kunt ondersteunen. Is de moderne, minder hiërarchische manier superieur? Is het traditionele jaaroverzicht nog steeds de beste manier om dit te doen? Persoonlijk kan ik me niet al te veel druk maken over het bespreken van alle raamwerken die er zijn. Maar ik denk wel dat we een paar dingen kunnen concluderen:

Elk team heeft duidelijkheid nodig over de regels. Stel dus je set culturele waarden op en zorg ervoor dat deze absoluut duidelijk zijn en door iedereen worden gedragen.

Iedereen moet weten wie wat moet doen. En terwijl je deze rollen definieert: pas je set culturele waarden toe, zowel in de manier waarop je verantwoordelijkheden beschrijft als in de manier waarop ze werken in uw rituelen (zoals teamfeedback, beoordelingsmomenten, enz.)

Feedback en reflectie zijn niet hetzelfde. Constante feedback is absoluut geweldig. Stimuleer het zoveel als je kunt! Toch vervangt het niet een vast ritme van momenten van reflectie. Sterker nog: als het je lukt om ze naadloos op elkaar te laten aansluiten, ben je goed bezig!

Tot slot: welke aanpak je ook kiest, consistentie is echt de sleutel. Talentontwikkeling vergt een echte inspanning. En door de zaken zo eenvoudig mogelijk te houden, kan je zich eraan houden en anderen binnen uw team ertoe aanzetten je voorbeeld te volgen. En als je het voor elkaar krijgt: het effect dat uw team op uw bedrijf zal hebben, zal werkelijk enorm zijn.