Cultuur in het hart van de Employee Experience

Elk winnend team deelt een reeks gedeelde waarden die werken als leidende principes in hoe een team met elkaar omgaat en te werk gaat. Maar, met alleen opschrijven ben je er niet. Nadat deze waarden zijn gedefinieerd en geïmplementeerd in HR-processen is het belangrijk om de waarden daadwerkelijk tot leven te brengen. Dit doe je door ervoor te zorgen dat alle (potentiële) medewerkers de waarden voelen in elke interactie die ze met je organisatie hebben. Maar hoe doe je dit? Hoe zorg je er voor dat deze momenten op elkaar aansluiten? En wat zijn cultuur gedreven rituelen?

Na implementatie van de waarden in HR-processen komt de daadwerkelijke toepassing door het hele team. Toepassing in processen, manieren van werken en gedrag. Om de waarden echt tot leven te laten brengen moeten de verschillende activiteiten op elkaar aansluiten en de waarden consequent worden toegepast. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan, want hoe ziet dit er in de praktijk uit?

Dit is mogelijk aan de hand van cultuur gedreven rituelen. Elk teamlid heeft een bijdrage in het ontwikkelen en behouden van deze rituelen. Maar wat maakt nou iets een ‘ritueel’? En wat is het verschil tussen een HR proces en een ‘cultureel ritueel’?

Het verschil tussen HR-processen en cultuur gedreven rituelen

HR-processen zijn de verschillende stappen en activiteiten die onderdeel zijn van het beheren van het menselijk kapitaal van een organisatie. Denk hierbij aan het onboardings- en beoordelingsproces. Deze processen worden beheerd en uitgevoerd door HR en zijn vaak (deels) geautomatiseerd. 

Deze activiteiten kan je inrichten als HR-processen die primair worden uitgevoerd door mensen die daar specifieke verantwoordelijkheden voor hebben. Maar je kan ze ook zien en inrichten als gezamenlijke, cultuur versterkende rituelen: terugkerende bezigheden die bijdragen aan de unieke identiteit van de organisatie waarin het hele team een aandeel heeft. Dit maakt cultuur gedreven rituelen groepsvormend. Van belang is dat bij rituelen (in tegenstelling tot HR-processen) wordt stilgestaan bij het grotere doel en de culturele waarden van de groep. Op deze manier wordt duidelijk waarom activiteiten op een bepaalde manier worden ingevuld en kunnen teamleden zich opstellen als cultuur ambassadeur van de organisatie. 

Maar hoe ga je van een HR-proces naar een cultuur gedreven ritueel?

Voorbeelden van cultuur gedreven rituelen

Ritueel #1: Employer Branding

Cultuur is de troefkaart in employer branding. Met name Gen Z is op zoek naar een organisatie met culturele waarden die passen bij wie zij zijn en wat zij belangrijk vinden. Via de juiste employer branding geef je potentiële medewerkers alvast een kijkje in je cultuur - preach what you practice. Medewerkers spelen daarbij een sleutelrol in de employer branding. De manier waarop zij de organisatie uitdragen en zichtbaar maken is de definitie van cultuur - practice what you preach. 

Ritueel #2: Hiring 

Cultuur speelt een belangrijke rol in het aannemen van nieuwe medewerkers op twee manieren. Ten eerste is het van groot belang om kandidaten aan te trekken die een goede match zijn met de culturele waarden in je organisatie. Wij vinden dat minimaal één van de gesprekken die je voert met een kandidaat moet draaien om de culturele fit.  

Ten tweede is het selecteren van toekomstige medewerkers een proces waarbij huidige teamleden betrokken zouden moeten worden. Door hen een rol te geven in de keuze stel je hen in staat om bij te dragen aan de cultuur. Zij kennen de cultuur als geen ander, en kunnen daardoor makkelijk bepalen wie daar wel en niet tussen past. HR kan hen hierbij functioneel ondersteunen (middels interview guides, candidate scoring, etc.)

Ritueel #3: Onboarding 

Nadat de kandidaat tijdens de sollicitatieprocedure al heeft kunnen proeven van de cultuur van je organisatie is het belangrijk dat deze cultuur tijdens de onboarding tot leven komt. Het is van groot belang dat hierbij het beloofde werkelijkheid wordt. Naast het inhoudelijke aspect wat bij onboarding komt kijken moet culturele onboarding niet over het hoofd worden gezien. Neem nieuwe teamleden mee in je rituelen, geef degene feedback op hoe zij de waarden uitdragen en vraag diegene ook andere teamleden hierop feedback te geven, stel een cultuur buddy aan. Ook bij het onboarding ritueel kan je verschillende teamleden betrekken, niet alleen de leidinggevende of naaste collega’s hebben hierin een rol. 

Ritueel #4: Feedback

Feedback is een van de belangrijkste manieren om groei bij medewerkers te bevorderen. Wij geloven dat je een cultuur kunt versterken door iedereen elkaar feedback te laten geven op hoe zij de waarden naleven. Ook een medewerker mag een manager feedback geven op de culturele waarden van de organisatie. Feedback vormt de context om te zien hoe mensen zich ontwikkelen. Maak van feedback geen uitzondering, maar een ritueel.

Ritueel #5: Performance Management 

Cultuur is niet alleen maar leuk en vrijblijvend, er wordt - naast hard skills - ook op het naleven van de gedeelde waarden gestuurd. Medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt. Er worden bij elke waarde namelijk gedragingen op papier gezet die daar bij horen. Door tijdens groei gesprekken met medewerkers ook stil te staan bij de groei die zij doormaken op het gebied van de culturele waarden, laat je als organisatie zien dat culturele fit net zo belangrijk is als hoe iemand inhoudelijk presteert. 

Ritueel #6: Employee Engagement 

Als je als organisatie cultuur belangrijk vindt, is het ook essentieel dat je als organisatie waarmaakt wat je met elkaar hebt afgesproken. Medewerkers, maar ook het leiderschap heeft hierin een belangrijke rol. Teamleden mogen hun mening geven over hoe jullie als organisatie hier mee omgaan. Daar moet naar geluisterd worden en waar nodig actie op worden genomen. Een manier om dit tot uitvoering te brengen is door medewerkers engagement te meten op basis van gedeelde waarden als input voor momenten van gedeelde reflectie.

Van Employee Journey naar de Employee Experience

Terwijl strategische doelen fungeren als de eindbestemming, is het de cultuur die de weg ernaartoe effent. Door alle interacties te verbinden aan de missie van je organisatie en de culturele waarden die daarbij horen als rituelen te positioneren, beweeg je als organisatie van een Employee Journey naar een Employee Experience.

Dit vraagt aandacht en commitment van je hele team: je verwacht dat ze de waarden toepassen in alles wat ze doen en bijdragen aan de voortdurende feedbacklus tussen leiderschap en team. In de ruil daarvoor ervaren medewerkers een diepere betrokkenheid en tevredenheid. Door de vrijheid en verantwoordelijkheid die zij hierin krijgen voelen ze zich gerespecteerd en gewaardeerd. 

Als organisatie kan je je team ondersteunen door de juiste tooling (bijvoorbeeld het SUMM platform) aan te schaffen. Een prettige gebruikerservaring die acties en insights verzorgt voor alle rituelen in de gehele Employee Experience, zal zorgen voor consistent gebruik van jullie winnende cultuur. Dit maakt cultuur meetbaar en transparant.